Informacja w sprawie zmian w KPA od 13 lipca 2025 r.
Z dniem 13 lipca 2025 r. wchodzi w życie ustawa z dnia 21 maja 2025 r. o zmianie niektórych ustaw w celu deregulacji prawa gospodarczego i administracyjnego oraz doskonalenia zasad opracowywania prawa gospodarczego przewidująca m. in. nowelizację ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego, dalej KPA.
Najważniejsze aspekty nowelizacji KPA:
- doręczenie zastępcze - nowy art. 45a KPA - wprowadzenie instytucji tzw. wtórnego adresata pisma oraz wykorzystanie fikcji prawnej doręczenia;
- zmiany dotyczące mediacji;
- umarzanie zawieszonych postępowań;
- decyzje hybrydowe;
- zmiany w zakresie pouczeń do postanowień;
- zmiany w zakresie decyzji wydanej w trybie autokontroli organu;
- związanie organu pierwszego stopnia wskazaniami organu odwoławczego.
AD 1
Doręczenie zastępcze - nowy art. 45a kpa - wprowadzenie instytucji tzw. wtórnego adresata pisma oraz wykorzystanie fikcji prawnej doręczenia
Nowelizacja przewiduje dodanie art. 45a KPA dotyczącego doręczenia pism jednostkom organizacyjnym lub organizacjom społecznym. Przepisy te będą miały zastosowanie jedynie w przypadkach, gdy adres siedziby tych jednostek nie istnieje, został wykreślony z rejestru lub jest niezgodny z odpowiednim rejestrem i nie można ustalić adresu siedziby – wówczas powstaje możliwość doręczenia pisma osobie fizycznej upoważnionej do reprezentowania adresata. W przypadku gdy reprezentacja ma charakter łączny z innymi osobami fizycznymi, pismo doręcza się wszystkim osobom upoważnionym do reprezentowania adresata, przy czym doręczenie uważa się za dokonane z chwilą najwcześniejszego doręczenia pisma osobie fizycznej upoważnionej do reprezentowania adresata.
W przypadku gdy nie jest możliwe ustalenie adresu osoby fizycznej upoważnionej do reprezentowania adresata, pismo pozostawia się w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia (co wymaga odpowiedniej adnotacji w aktach sprawy).
AD 2
Zmiany dotyczace mediacji
W art. 96a KPA doprecyzowano, które sprawy nadają się do prowadzenia mediacji administracyjnej (katalog nie jest zamknięty) chodzi przede wszystkim o sprawy rozstrzygane w ramach uznania administracyjnego oraz dotyczące następujących spraw:
- koncesji albo zezwolenia na prowadzenie działalności gospodarczej, albo wpisu do rejestru działalności regulowanej;
- budownictwa i architektury;
- zagospodarowania przestrzennego;
- ochrony środowiska i przyrody;
- nieruchomości;
- rolnictwa;
- leśnictwa;
- rybołówstwa;
- własności przemysłowej.
Organy administracji publicznej zostały także obowiązane sporządzić i dołączyć do akt
adnotację zawierającą informację, czy charakter sprawy pozwala na przeprowadzenie
mediacji, a jeśli tak, czy zachodzą okoliczności odstąpienia od zawiadomienia o możliwości
przeprowadzenia mediacji.
W art. 96b § 4 KPA wyraźne wskazano, że zawiadomienie o możliwości mediacji może być ponawiane w toku sprawy, niezależnie od etapu postępowania. W pouczeniu o mediacji należy także poinformować o możliwości ponawiania zawiadomienia oraz o korzyściach mediacji administracyjnej (uprzednio istniał obowiązek informowania jedynie o zasadach prowadzenia mediacji oraz ponoszenia jej kosztów).
Zgodnie z nowelizacją niecelowość mediacji administracyjnej zachodzi, gdy sprawę należy załatwić niezwłocznie, np. ze względu na ważny interes publiczny lub gdy mediacja administracyjna jedynie przedłużałaby postępowanie. Wówczas Organ administracji publicznej odstępuje od zawiadomienia o możliwości przeprowadzenia mediacji.
AD 3
Umarzanie zawieszonych postępowań
Nowelizacja wprowadza przepis określający termin, po upływie którego postępowanie
wszczęte na żądanie strony, zawieszone z przyczyn obligatoryjnych, w oparciu o podstawy wymienione w art. 97 § 1 pkt 1–3a KPA będzie mogło ulec umorzeniu, o ile nie będą sprzeciwiać się temu pozostałe strony oraz nie będzie zagrażało to interesowi społecznemu.
Termin ten wynosi 3 lata od zawieszenia postępowania, jednakże przed umorzeniem postępowania organ zobowiązany jest wyznaczyć pozostałym stronom postępowania, siedmiodniowy termin na wniesienie sprzeciwu. Dopiero razie niewniesienia sprzeciwu w wyznaczonym terminie można wydać decyzję umorzeniową. Sprzeciw nawet jednej ze stron stanowi przesłankę negatywną do umorzenia postępowania.
AD 4
Decyzje hybrydowe
Do art. 109 KPA dodane zostaną § 3 i 4, zgodnie z którym załączniki do decyzji wydanej w postaci papierowej mogą być doręczone na innym trwałym nośniku informacji, za zgodą strony wyrażoną na piśmie albo ustnie do protokołu. Przez trwały nośnik informacji rozumieć należy każdy nośnik informacji umożliwiający przechowywanie przez czas niezbędny, wynikający z charakteru informacji oraz celu ich sporządzenia lub przekazania, zawartych na nim informacji w sposób uniemożliwiający ich zmianę lub pozwalający na odtworzenie informacji w wersji i formie, w jakiej zostały sporządzone lub przekazane.
AD 5
Zmiany w zakresie pouczeń do postanowień
W związku ze zmianami przepisów ustawy – Prawo o postępowaniu przed sądami
administracyjnymi wprowadzona została zmiana art. 124 § 1 i § 2, art. 125 § 1 i § 3 KPA poprzez dodanie w tych regulacjach instytucji sprzeciwu od postanowienia.
W pouczeniach od postanowień będzie trzeba zamieszczać pouczenie, nie tylko w zakresie prawa wniesienia zażalenia lub skargi do sądu administracyjnego ale także sprzeciwu.
AD 6
Zmiany w zakresie decyzji wydanej w trybie autokontroli organu
Nowelizacja wprowadza w art. 132 § 1 KPA zmiany umożliwiające organowi administracji publicznej uchylenie zaskarżonej decyzji w całości lub w części albo uchylenie decyzji i umorzenia postępowania w całości lub w części w ramach autokontroli.
W części uchylonej organ orzeka na nowo.
AD 7
Związanie organu pierwszego stopnia wskazaniami organu odwoławczego
W przypadku uchylenia decyzji i przekazania do ponownego rozpatrzenia sprawy organ pierwszej instancji będzie obowiązany wziąć pod uwagę okoliczności wskazane przez organ odwoławczy oraz będzie związany wytycznymi organu drugiej instancji określonymi w decyzji uchylającej zaskarżoną decyzję w całości i przekazującej sprawę do ponownego rozpatrzenia, chyba że przy ponownym rozpatrzeniu sprawy przepisy prawa, na podstawie których organ pierwszej instancji rozstrzygnął sprawę, uległy zmianie.
W przypadku stwierdzenia przez organ odwoławczy naruszenia powyższego obowiązku, przez organ pierwsze j instancji, organ odwoławczy może zarządzić wyjaśnienie przez organ pierwszej instancji przyczyn naruszenia tego obowiązku, a w razie potrzeby – także podjęcie środków zapobiegających naruszeniu tego obowiązku w przyszłości.